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プライバシーポリシー
個人情報保護方針
コワーキングスペースMIRAIを運営する合同会社シマーシステム（以下「当社」といいます）は、広告宣伝に関する企画制作、Webサイトの制作・運営、コワーキングスペースの運営事業を展開しております。当社は、これらの業務の中で取得したお客様及び当社に関わるすべての個人情報に安全対策を施し、適切に保護する事が当社の責務と考えております。これらの事業は、関係者（お客様、お取引先様、及び従業員）の信頼の上に成り立っております。当社は、事業活動を遂行するために、お預かりするすべての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員及び従業員が遵守すべき行動基準として、本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底をはかります。
1. マネジメントシステムの構築および継続的改善
当社は、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JISQ15001:2017）に準拠したマネジメントシステムを構築し、適切に運用いたします。また、構築したマネジメントシステムは、内部監査や代表者による見直し等の機会を通じて、継続的に改善してまいります。
2. 法令・規範の遵守
当社は、個人情報を取り扱うにあたり、個人情報に関する法令及び国が定める指針その他の規範、ガイドライン等を遵守いたします。
3. 個人情報の取り扱い
個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明らかにするものとし、その利用および提供は利用目的の達成に必要な範囲に限定するものといたします。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。 また、他の事業者から委託された業務を実施するにあたって取り扱う個人情報については、当該業務の実施に必要な範囲内で取り扱います。
4. 安全対策の実施
当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保し、不正アクセスおよび、漏洩、紛失、破壊、改ざんなどを防止するため、個人情報へのアクセス管理、持ち出し手段の制限、情報セキュリティ対策等の安全対策を実施いたします。これらの安全対策は必要に応じ、見直し、改善してまいります。また、万一何らかの事故が発生した場合には、直ちに対策を講じ、再発防止に努めます。
5. 苦情、相談、お問い合わせ
本方針及び、当社の取り扱う個人情報に関する苦情、相談、お問い合わせは、末尾記載のお問い合わせ窓口までご連絡ください。速やかに対応いたします。
個人情報の取り扱いについて
【個人情報の取得・利用・提供について】
1. 個人情報の取得
- 個人情報の利用は、明確にした目的の範囲内に限定いたします。目的外利用を行わないための措置を講じます。目的の範囲を超えて取扱う場合は、事前に新たな目的に対し、同意をいただきます。
- クッキー (cookie)、ウェブビーコン (web beacon)、広告用識別子などの技術を使用して個人情報を取得する場合がありますますが、特定の個人を認識できない情報のみを取得しております。
2. 個人情報の利用
- 個人情報の取得は、利用目的を明確に伝え、同意をいただいたうえ、適正な方法でおこないます。
3. 個人情報の提供
- 個人情報の第三者への提供は、事前に同意をいただいた利用目的の範囲内でおこないます。
- 給与等の振込みを依頼するため、金融機関に氏名、住所、電話番号等の情報を提供することがあります。
- 当社の事務（税務処理等）を第三者に委託する場合、お預かりした情報を当該委託先に提供することがあります。
【個人情報の利用目的】
当社は個人情報について、利用目的を特定するとともに、法で定める場合等を除き、その利用目的の達成に必要な範囲内において利用いたします。
1. お客様に関する個人情報
- マーケティング等、当スペースの今後の活動に活かしていくため
- お客様からのご要望への対応・サービスの提供のため
- お客様が利用されたサービスに関する問い合せ・ご依頼への対応するため（なお、サービスに関して生じた問題・不具合等に対して、お客様にご連絡するなど、お客様よりいただいた情報をもって解決を図る場合があります。）
- 弊社からの各種カタログ・ダイレクトメール・電子メールの送付、アンケートの実施、お電話での商品・サービスのご紹介、催事
- イベントや店舗のご案内等のため
- 契約内容の履行、履行請求等のため
- 法令等に基づく利用のため
- 画像の録画による防犯のため
- お客様とのお電話での会話を録音し、ご購入商品の確認および、お客様に対する電話業務の改善・向上を図るため
- 他の事業者から委託された業務にかかるプレゼント等の発送のため
2. お取引先の皆様に関する個人情報
- お取引先との連絡、商談、契約の履行、履行請求等のため
- 広告媒体、販促物等への掲載のため
3. 採用応募者に関する個人情報
- 採用情報等のご提供、ご連絡、採用選考のため
- 採用業務管理のため
4. 従業員に関する個人情報
- 労務管理等のため
- 広報使用のため
- 緊急時等の対応のため
【開示請求の手続き 及び 苦情・相談・お問い合わせ】
当社は当社が個人情報を取得したご本人、またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（「開示等」といいます。）を求められた場合、 所定の手続きにより、速やかに対応いたします。また本方針及び、当社の取り扱う個人情報に関する苦情・相談・お問い合わせは、末尾記載のお問い合わせ窓口までご連絡ください。速やかに対応いたします。
1. 開示等請求手続きの流れ
①末尾記載のお問い合わせ窓口へ、e-mailで申し込み
②当社より所定の書類を郵送またはメール送信
③必要書類と手数料（利用目的の通知・開示の場合）を開示等ご請求窓口へ郵送またはメール
④当社にて必要書類及び手数料を確認し、開示等請求に対する回答を郵送またはメール
2. 開示等の請求に必要な書類
●ご本人によるご請求の場合
①当社所定の請求書
②本人確認のための書類（a～dいずれかのコピー1通）
a.運転免許証（表・裏ともに）※注
b.パスポート
c.健康保険証
d.年金手帳
●代理人によるご請求の場合（上記①、②に加え、③、④が必要となります）
③代理権確認のための書類（a、ｂいずれか）
＜法定代理人（親権者または成年後見人）の場合＞
a.戸籍謄本、または成年後見登記事項証明書等、法定代理権があることを確認できる書類
＜任意代理人の場合＞
b.委任状（本人の署名捺印のあるもの）及び印鑑登録証明書（委任状に捺印された本人の印鑑のもの）
④代理人確認のための書類（a～dいずれかのコピー1通）
a.運転免許証（表・裏ともに）※注
b.パスポート
c.健康保険証
d.年金手帳
※注 運転免許証のコピーをご提示頂く場合は、本籍地をマジックで塗りつぶして下さい。
3. 開示等の請求に必要な手数料およびその徴収方法
利用目的の通知、または開示をご請求の場合、手数料を頂戴しております。必要書類をご郵送いただく際、以下の金額の郵便切手を同封いただくか銀行振り込みいただく必要があります。
【利用目的の通知、開示のご請求一件につき 5,000円】
その他のご請求（内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の場合、手数料は不要です。
4. 開示等の請求に対する回答
ご本人（代理人請求の場合は代理人）の請求書記載住所宛に、回答を郵送またはメールいたします。
5. 開示等の請求に応じられない場合
以下の①～⑥に該当する場合、開示等のご請求にお応えできません。お応えできない場合は、その旨理由を付記して通知いたします。手数料の返却は致しかねますので、ご了承ください。
①本人確認ができない場合
②代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
③所定の請求書類に不備があった場合
④本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
⑤当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑥法令に違反することとなる場合
6. 開示等の請求で取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求にともなって取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。
お問い合わせ窓口
合同会社シマーシステム
個人情報保護管理者 島村 佳照
info[at]shimer-system.com
合同会社シマーシステム
代表社員 島村 佳照
制定日：2021年4月20日